KrzyS

obry schemat organizacyjny to połowa sukcesu.

Skracając złożone teorie organizacji i zarządzania dotyczące struktur przedsiębiorstw: każdy hotel - to organizm złożony z komórek. By organizm mógł funkcjonować komórki muszą realizować wszystkie funkcje potrzebne organizmowi do życia. Efektywne życie organizmu jakim jest hotel wymaga, by komórki były wyspecjalizowane i nie dublowały się w działaniach. Z drugiej strony wyspecjalizowanie sprawia, że brak którejkolwiek z komórek powoduje dysfunkcję całego organizmu a w efekcie wstrzymanie jego funkcjonowania.

By jednak nie pozostawić niedosytu co do meritum przytaczam definicję:

"Struktura to instrument zarządzania organizacją (tu: hotelem). To uporządkowanie pozycji w organizacji według zasad podziału pracy, co wiąże się z określeniem specjalistycznych zadań, które muszą być wykonane, aby organizacja mogła funkcjonować i osiągać założone cele. To zgrupowanie ról organizacyjnych w większe całości, podsystemy: sekcje, wydziały, zakłady, piony - gdzie następuje obarczenie odpowiedzialnością za sprawną realizację zagregowanych zadań poszczególnych komórek organizacyjnych, a zwłaszcza kierowników tych podsystemów. To w końcu podział władzy i informacji w ramach organizacji, a więc uporządkowanie pionowego podziału pracy w ramach szczebli struktury (poziomów jej hierarchii)."*)

Uff - cóż to znaczy definicja akademicka! Idźmy dalej ....
Schemat organizacyjny to hotel narysowany na papierze. Wskazuje podległości służbowe, zakresy zależności funkcjonalnych i merytorycznych. Ze schematu doświadczony menadżer od zarządzania i organizacji może dużo wyczytać na temat efektywności obiektu, jego silnych i słabych (organizacyjnie) stron.

By hotel mógł sprawnie funkcjonować w rzeczywistości rynkowej potrzebne są struktury:

produkcyjne i administracyjne.

Do struktury produkcyjnej zaliczymy te wszystkie komórki, które przyczyniają się w sposób bezpośredni do "wyprodukowania" jednostki mieszkalnej gotowej do sprzedaży, sali konferencyjnej przygotowanej do wynajmu, czy posiłku - gotowego do wydania na salę.


Do struktury produkcyjnej schematu zaliczają się z pewnością:

komórka odpowiadająca za przygotowanie jednostek mieszkalnych do sprzedaży oraz ciągów komunikacyjnych do użytkowania - najczęściej nazywana służbą pięter,

komórka odpowiadająca za przygotowanie posiłków i napoi do sprzedaży - nazywana gastronomią.

Dwie powyżej opisane komórki mogą mieć różną liczebność i złożoność wewnątrzkomórkową zależną od wielkości obiektu hotelowego oraz realizowanych przez obiekt funkcji.

By klient trafił do hotelu potrzebny jest szereg działań rynkowych, które w efekcie powinny przekonać klienta do wyboru tego właśnie a nie innego hotelu. Działania te realizuje komórka, która fizycznie niczego w hotelu nie produkuje, bez niej jednak współczesny zakład hotelowy nie ma racji bytu.

Komórka ta najczęściej nazywana jest: marketing i sprzedaż.

Na drodze klienta, który już staje się Gościem (a więc przekracza progi hotelu) staje kolejna komórka, realizująca zarówno funkcje marketingowe, sprzedażowe jak i odpowiadająca za bezpośrednią obsługę gościa.

To recepcja.

Obsługuje ona pobyt Gościa od chwili otrzymania z komórki marketingu i sprzedaży informacji (najczęściej w postaci wpisu do komputerowego systemu recepcyjnego) o przyjęciu rezerwacji dla danego Gościa, aż po opuszczenie przez Gościa terenu hotelu - czyli przesłania dokumentów związanych ze zrealizowanym pobytem Gościa do księgowości hotelu.

Skoro pojawiła się księgowość to od razu scharakteryzujmy sobie kolejną niezbędną komórkę organizmu hotelowego.

Księgowość prowadzi pełną dokumentacyjną obsługę hotelu - do niej spływają wszelkie dokumenty finansowo-księgowe jaki pojawiają się w codziennym życiu hotelu. Faktury za zakupy, dowody dostaw, faktury za zakupione usługi, wydatki dokonywane na potrzeby pracowników, inwestycje, przedpłaty, zadatki, faktury pro-forma dla kontrahentów, rachunki kredytowe, faktury dla gości, rozliczanie imprez firmowych itd. itp.
Tysiące dokumentów jakie generuje każdy działający obiekt - są tu przerabiane zgodnie z obowiązującymi przepisami fiskalno-księgowymi.

Potrzebny jest jeszcze ktoś, kto wymieni zepsutą żarówkę, odetka zapchaną umywalkę, naprawi krzesło, będzie potrafił opanować skomplikowany i rozbudowany technicznie obiekt jakim jest współczesny hotel. Komórka która się tym zajmuje jest stosunkowo mało widoczna na zewnątrz. Ot, od czasu do czasu jej pracownik wejdzie, wezwany do pokoju gościa - wyregulować telewizor czy też wymienić żarówkę w lampie.

Hydraulik, elektryk, stolarz, ogrodnik, pracownik gospodarczy czy pracownik techniczny - to osoby pracujące w komórce technicznej.

Do sprawnego funkcjonowania hotelu potrzebne są jeszcze pojedyncze, samodzielne osoby realizujące takie funkcje jak:

sekretarka,
specjalista ds. bezpieczeństwa i higieny pracy,
specjalista ds. kadr,
radca prawny,
specjalista ds. przeciwpożarowych,
osoba zajmująca się zaopatrzeniem,
informatyk zarządzający siecią,
Od czego zależy - poza przypisaniem funkcji - i jak wygląda schemat organizacyjny hotelu?

1. Od zakresu działalności podmiotu będącego właścicielem hotelu.

Jeżeli właściciel hotelu nie prowadzi żadnej innej działalności poza hotelową - schemat hotelu musi zawierać wszystkie komórki niezbędne do prawidłowego funkcjonowania.

Jeżeli hotel to tylko jeden z kilku (wielu) profili działalności firmy - niektóre komórki nie występujące w schemacie hotelu mogą być zlokalizowane np. w schemacie organizacyjnym firmy.

Przykład:
Firma prowadząca kilka działalności jak: hurtownia artykułów meblowych, sklep RTV-AGD, hotel, stacja paliw - ma jeden rozbudowany dział księgowości zlokalizowany w strukturze firmy przy spółce, a nie przy hotelu. W sytuacji takiego przedsiębiorstwa podobnie będzie z komórką ds. kadr.
Podobnie wygląda sytuacja firmy, która ma kilka, kilkanaście hoteli. W tym przypadku również niektóre komórki mogą być umieszczone np. w schemacie organizacyjnym biura zarządu firmy.

2. Od wielkości hotelu

Mały rodzinny hotelik, mający kilkanaście pokoi i małą salkę restauracyjną - nie musi mieć schematu organizacyjnego. Najczęściej pracuje w nim kilka osób (np. jest to biznes rodzinny), wykonujących różne funkcje w zależności od potrzeb.

Przykład:
Głowa rodziny może realizować zarówno funkcje techniczne jak i być np. kucharzem. Żona może prowadzić księgowość, pracować w recepcji i czasami sprzątać pokoje. Córka również pracuje w recepcji i sprząta pokoje. Syn prowadzi zaopatrzenie i pełni funkcje sprzedażowe.
W przypadku pełnego obłożenia - w sezonie - pomaga sąsiadka i jej dwie córki. Po co tu schemat?
Drugi koniec skali to duże hotele kongresowe mające blisko 1000 pokoi i olbrzymie centra kongresowe.
Tu schemat organizacyjny jest wielopoziomowy i bardzo rozbudowany. Pojawiają się komórki kontrolne zlokalizowane na różnych poziomach schematu. Główne piony na schemacie pozostają takie same, jak w przypadku hoteli małych, są one jednak znacznie bardziej rozbudowane.

To dwie podstawowe zmienne określające nam - (przy założeniu, iż wiemy jakie funkcje realizuje hotel) jak będzie wyglądał schemat organizacyjny obiektu.