Czego potrzebują podróżujący służbowo?

Firma Amadeus opublikowała wyniki badania opinii pracowników polskich firm i instytucji na temat delegacji służbowych.

Wskazują one, że pracownicy są gotowi samodzielnie organizować sobie wyjazdy, ale jednocześnie oczekują, że proces ten będzie przebiegać w sposób szybki i prosty.

W czasie podróży cenią taki dobór miejsca noclegu i środków transportu, który pozwoli im w efektywny sposób wykorzystać czas wyjazdu na spotkania służbowe. Jednocześnie przyznają, że nie zawsze przestrzegają wymaganej przez pracodawcę polityki podróży. Lubią też łączyć służbowe i prywatne cele wyjazdów oraz przedłużać delegacje, żeby mieć czas na zwiedzanie.

Jeździ kierownik, zazwyczaj na jeden dzień, w Polsce
Jako wyjeżdżający służbowo, którzy wzięli udział w badaniu Amadeus, najczęściej były wskazywane osoby na stanowiskach kierowniczych. Aż 6 na 10 badanych przyznało, że zarządza zespołem. W delegacje najczęściej wyjeżdżają kierownicy (29% respondentów), dyrektorzy (16%) lub prezesi (5%). Pracownicy pełniący inne funkcje - specjaliści, przedstawiciele handlowi czy inspektorzy, znajdują się natomiast w mniejszości, co potwierdza, że osoby znajdujące się wyżej w hierarchii podróżują służbowo relatywnie częściej.

Jeśli chodzi o częstotliwość delegacji, pracownicy deklarują, że podróżują najczęściej kilka razu w roku (53% odpowiedzi). Pracowników wyjeżdżających częściej jest stosunkowo mniej - 17% jest w delegacji średnio raz na miesiąc, a 30% - kilka razy w miesiącu.

Wyjazdy są też najczęściej krótkie - zazwyczaj trwają jeden dzień bez noclegu (39%) lub dwa dni z noclegiem (38%). Zdecydowana większość to podróże krajowe - 82% badanych deklaruje, że wyjeżdża w różne miejsca w Polsce, 30% - że podróżuje na terenie Unii Europejskiej, a zaledwie 6% - że dociera w inne regiony świata.

Przestrzeganie polityki podróży
Badanie Amadeus wskazuje, że osoby wyjeżdżające służbowo wiedzą o istniejącej w firmie polityce podróży (55% respondentów), choć nie zawsze jej przestrzegają (9% badanych). Najczęściej dotyczy ona rezerwacji hotelu (54%) oraz wyboru środka transportu: zakupu biletów lotniczych (42%) lub kolejowych (38%) czy wynajmu samochodu (28%). Największa część ankietowanych przyznaje przy tym, że polityka podróży w ich instytucji jest kompleksowa i obejmuje zakup wszystkich usług w ramach delegacji (61%).

Preferencje pracowników dotyczące wyjazdu służbowego
Polacy najchętniej udają się w delegację samochodem służbowym (63%). Dość często korzystają też z samolotu (35%), rzadziej z pociągu (23%) lub autobusu (9%). Podejmując decyzję, w jaki sposób dojechać na spotkanie biznesowe, pracownicy kierują się możliwością dopasowania harmonogramu podróży do terminów spotkań służbowych (56%) oraz tym, aby czas spędzony w drodze ograniczyć do minimum (52%). Mniej istotnym kryterium wyboru są natomiast: komfort podróży oraz jej koszt (33% odpowiedzi w obu przypadkach).

Podróżujący służbowo Polacy zdecydowanie wolą nocować w hotelu (79% wskazań) niż innych obiektach, takich jak pensjonat, niezależny apartament czy motel. Istotnym kryterium wyboru jest lokalizacja (58%) oraz dojazd (28%), bowiem pracownicy w delegacji chcą bez problemu dotrzeć na umówione spotkanie biznesowe. Bardzo istotna jest też cena (57%), w przeciwieństwie do cech hotelu wpływających na komfort gości, takich jak: liczba gwiazdek (13%), jakość wyżywienia i obsługi (odpowiednio 12% i 9%) czy dostępność udogodnień w postaci sieci Wi-Fi, basenu czy klubu fitness (łącznie 16%).

Oczekiwania podróżujących służbowo przy planowaniu wyjazdu
Co ciekawe, wyjeżdżający w delegację pracownicy chcą organizować ją samodzielnie, najchętniej korzystając z aplikacji internetowej lub mobilnej (39% badanych). Tych, którzy wolą aby wszystkim zajęła się za nich firma jest mniej - tylko 33%.

Jako najważniejsze udogodnienia badani wymieniają: prostotę procesu rezerwacji (51%), skrócenie czasu potrzebnego na jej założenie (46%), a także możliwość rezerwowania wszystkich usług w jednym miejscu (24%) oraz porównywania ofert różnych dostawców w jednej aplikacji (22%). Niestety, dziś pracownicy mają dostęp do nowoczesnych technologii stosunkowo rzadko - tylko 7% badanych korzysta przy organizacji wyjazdów z korporacyjnej platformy internetowej.

"Innowacyjne aplikacje do zarządzania delegacjami w firmach i instytucjach pozwalają spełnić oczekiwania zarówno pracowników, jak i pracodawców. Ci pierwsi zyskują możliwość samodzielnego rezerwowania usług turystycznych w prosty i szybki sposób. Z kolei ci drudzy, dzięki uwzględnieniu polityki podróży w udostępnianych w aplikacji ofertach, mogą być spokojni o to, że pracownicy będą przestrzegać obowiązujących zasad. W efekcie, pracodawca ma większą pewność, że budżet na delegacje nie zostanie przekroczony, a dodatkowe wsparcie pracowników administracyjnych przy organizacji wyjazdu będzie ograniczone do minimum" - mówi Paweł Rek, dyrektor generalny Amadeus Polska.

Przy planowaniu i rezerwacjach związanych z delegacją ważna dla pracowników wydaje się być opcja modyfikowania pierwotnych planów. Podróże służbowe często organizuje się z niewielkim wyprzedzeniem - zazwyczaj na tydzień lub na kilka dni wcześniej (44%). Znacznej części podróżujących (42%) zdarza się też zmienia rezerwację w trakcie delegacji lub tuż przed wyjazdem. Najczęściej zmiany te dotyczą terminu podróży (75%), rezerwacji hotelu (25%) lub godzin lotu (16%). Badani wskazują też, że jednym z kluczowych dla nich aspektów jest możliwość łatwego kontaktu z firmą lub  z biurem podróży w razie wystąpienia w czasie wyjazdu niespodziewanych okoliczności. W przypadku takich nieoczekiwanych zdarzeń z pomocą mogą przyjść aplikacje mobilne dla podróżujących.

Nie tylko służbowo
Badanie Amadeus wskazuje również, że podróżujący lubią łączyć służbowe i prywatne cele wyjazdów. Większość respondentów (57%) deklaruje, że podczas delegacji ma do dyspozycji czas wolny, a im wyjazd dłuższy, tym jest go więcej. Najchętniej korzystają z niego zwiedzając okolicę (59%), rzadziej goszczą w lokalnych restauracjach lub klubach (26%), a także w muzeach, teatrach czy kinach (9%). Czas wolny w delegacji poświęcają również na sport (36%) lub na bierny wypoczynek przy książce bądź telewizji (33%), a także przygotowując się do spotkań służbowych (35%). Prawie 1/3 badanych przyznaje, że zdarza im się przedłużyć wyjazd służbowy, żeby mieć czas na zwiedzanie i wypoczynek, łącząc w ten sposób delegację z wyjazdem prywatnym.

Badanie na zlecenie firmy Amadeus wykonała agencja badawcza TNS na ogólnopolskiej próbie 300 osób, które wyjeżdżają służbowo co najmniej trzy razy do roku. Ankieta typu CATI (ang. Computer Assisted Telephone Interview) została przeprowadzona wśród pracowników firm i instytucji zatrudniających powyżej 50 pracowników.