Catering kluczem do sukcesu konferencji?

Catering często traktowany jest jako dodatek różnych spotkań i wydarzeń. Okazuje się jednak, że przemyślany dobór poczęstunku ma ogromne znaczenie.

Przy okazji organizowania spotkań biznesowych, szkoleń lub konferencji priorytetem są zwykle takie elementy, jak temat spotkania, lista gości, miejsce i problemy do omówienia. To jaka będzie oprawa wydarzenia, w tym serwowany posiłek, schodzi przeważnie na drugi plan. Tymczasem okazuje się, że jest to ważny element, który może zwiększyć frekwencję osób zainteresowanych tym, co chcemy przedstawić, a z pewnością wpłynąć na zadowolenie uczestników. Zadowolenie gości przekłada się później na realne korzyści dla firmy.

Badania przeprowadzone na podstawie analizy spotkań biznesowych w Mayo Clinic w USA pokazują, że frekwencja pracowników była ściśle związana z poczęstunkiem. Ludzie decydowali czy pojawić się na spotkaniu na podstawie tego, czy zapewniano na nim posiłek.

Wybór jedzenia na spotkanie biznesowe ma bardzo duże znaczenie, dlatego organizatorzy muszą rozważyć wiele kwestii, nie tylko to, co podadzą mówi Katarzyna Adamczyk z sieci restauracji Canappka. Trzeba zadać sobie pytanie co planujemy zaserwować. Czy będą to jedynie przekąski czy danie główne, a może lepiej sprawdzi się szwedzki stół lub lunch box. Warto zastanowić się również czy potrzebujemy obsługi. Podczas przygotować nie można zapominać o uczestnikach spotkania. W tym przypadku należy wziąć pod uwagę m.in. wiek, płeć i profesję. Inaczej organizuje się szkolenie dla studentów i biznesowy bankiet dla członków zarządu - dodaje.

Dokonanie najlepszego wyboru zależy od wcześniejszego przygotowania. Dobrze jest porównać oferty, ceny i rodzaje cateringu. W dużych miastach z reguły wybór jest duży. Trafnym pomysłem jest wcześniejsza wizyta w firmie cateringowej w celu sprawdzenia oferty. Ważne by dokładnie określić swoje wymagania. Przed zamówieniem należy sprecyzować interesującą nas wielkość porcji, uprzedzić o ewentualnym uczuleniu gości i produktach, które w żadnym wypadku nie powinny pojawić się na stole. Uważać należy też na to, co zamawiamy. Drób, sery i świeże warzywa to bezpieczne rozwiązania. Gorzej z surowymi potrawami, owocami morza i egzotycznymi produktami, które nie każdy lubi.

Niezmiernie istotne jest też, by dokładnie określić godzinę dowozu posiłków. Nie powinny one stać zbyt długo w nieodpowiednich warunkach, ale jednocześnie nie wypada, by catering spóźnił się na przewidzianą przerwę. Z tego powodu z zamówieniem nie należy czekać na ostatnią chwilę. W przypadku niewielkich zleceń wystarczyć powinno dwudniowe wyprzedzenie. Na duże wydarzenia lepiej przewidzieć więcej czasu - nawet do dwóch tygodni. Większe zamówienia lub dłuższa współpraca dają możliwość negocjowania cen czy rabatu.

Dużą popularnością na spotkaniach biznesowych, szkoleniach i konferencjach cieszą się tartinki, koreczki, sałatki pakowane pojedynczo dla każdego z gości oraz kanapki koktajlowe jako forma małej przekąski wyjaśnia Katarzyna Adamczyk. Są one szybkie i wygodne, a do tego zdrowe i pożywne. Dania zimne mają tą przewagę nad ciepłymi, że nic nie wystygnie przed podaniem. Dominującym na rynku trendem jest zamawianie świeżych i zdrowych produktów. Klienci chętnie wybierają sałatki oraz kanapki z dodatkiem świeżych warzyw.

Jakość dań oferowanych przez firmę cateringową, możliwa jest do ocenienia przede wszystkim przez skosztowanie smaku potraw. Ważne jest zatem spróbowanie ich przed ustaleniem menu. Istotne znaczenie ma także sposób podania. Jeżeli pieczywo nie jest miękkie i chrupiące, a warzywa w sałatkach zdążyły puścić sok, oznacza to, że nie są świeże. Ubrudzone opakowanie czy wyschnięty ser także nie świadczą o wysokiej jakości. Niedopuszczalne wręcz są spóźnienia, dostarczanie potraw niezgodnych z umową, zimnych, nieestetycznie podanych, nieświeżych lub wręcz zepsutych. Zawsze warto też skontrolować, czy liczba dań lub półmisków się zgadza.

Rady mające zapewnić udane przyjęcie wydają się stosunkowo proste: - By uniknąć przykrej niespodzianki warto wybrać firmę sprawdzoną, która ma doświadczenie w obsługiwaniu takich wydarzeń. Najlepszą reklamą dla firmy cateringowej jest ta przekazywana z ust do ust, dlatego bezcenna może okazać się opinia znajomych - dodaje Adamczyk- Warto też skorzystać z internetu, gdzie często mamy możliwość obejrzenia zdjęć proponowanych potraw.

Przemyślany i zachęcający poczęstunek z pewnością może przekonać zaproszonych do udziału w zaplanowanym wydarzeniu. To z kolei przekłada się na konkretne korzyści dla firmy. Nie jest jednak tajemnicą, że jedzenie nieświeże, niesmaczne, źle podane lub takie, które nie dojedzie na umówiony czas, może pozostawić złe wrażenie, które zostanie zapamiętane zamiast merytorycznej części spotkania. Organizując warsztaty lub zebranie, warto zatem poświęcić chwilę na zorganizowanie odpowiedniego cateringu.