O czym pamiętać organizując konferencje?

Organizacja konferencji nie jest zadaniem łatwym. Kiedy już zdecydujemy się na wybór danego miejsca i sali, pozostaje kwestia jej aranżacji. Możliwości jest wiele, każda ma swoje plusy i minusy. Jakie ustawienie wybrać przy spotkaniu na 40, a jakie na 100 osób. Czym się od siebie różnią i charakteryzują?

Na te pytania odpowiada Marta Zaciera, specjalista ds. sprzedaży i marketingu z Qubus Hotel Legnica.

Sposoby ustawienia sal konferencyjnych:

Ustawienie kinowe (teatralne) - Umożliwia zorganizowanie bardzo dużych konferencji, gdzie główną rolę odgrywa prelegent stojący przodem do audytorium. Aranżacja ta sprawdza się przy wykładach, pokazach czy prezentacjach. Jej minusem jest brak możliwości notowania oraz korzystania z przerwy kawowej, ponieważ filiżankę musimy trzymać wtedy w rękach.

Ustawienie w podkowę (literka U) - najczęściej wybierane jest na szkolenia z elementami ćwiczeń praktycznych, gdy trener i uczestnicy wykorzystują wnętrze podkowy do scenek rodzajowych. Ustawienie sprawdza się przy 30-40 osobach. Wtedy zachowany jest dobry kontakt wzrokowy wśród wszystkich uczestników. Przy większej liczbie osób odległość pomiędzy ramionami się zwiększa, co powoduje powstanie dużej, wolnej przestrzeni na środku.

Ustawienie "wspólny stół" (blok) - jeśli firma planuje zorganizować spotkanie biznesowe, w celu narady lub negocjacji umów, warto wziąć pod uwagę to ustawienie. Jest ono również wygodne i ergonomiczne dla niewielkiej grupy osób (ok. 20). Wtedy odległość pomiędzy poszczególnymi uczestnikami pozwala w pełni wszystkim się ze sobą komunikować.

Ustawienie "szkoła" - firmy zajmujące się prowadzeniem szkoleń i egzaminów często decydują się na zaaranżowanie sali w stylu "maturalnym", czyli jeden stolik - jedna osoba. To ustawienie sprawdza się bardzo dobrze w środowiskach naukowych, podczas egzaminów językowych, na księgowych i w trakcie niektórych rozmów rekrutacyjnych. Plusem tego układu jest możliwość wygodnego notowania i korzystania z materiałów naukowych. Ogranicza nam ono jednak integrację grupy i prowadzenie dyskusji. Układ ten można modyfikować i np. łączyć 2 stoły dla 4 osób itp.

Ustawienie wyspowe - polega na przygotowaniu kilku stołów do pracy w grupach. Forma ta sprawdza się przy szkoleniach, w których główną rolę odgrywają ćwiczenia i zadania zespołowe. Dla pełnego komfortu, przy każdym stole powinno znajdować się do 8 osób. Co ciekawe, rozwiązanie to wykorzystywane jest często przez firmy kosmetyczne.

Oryginalne ustawienia i prośby

Firmy wybierają z reguły standardowe ustawienia: podkowę, szkołę i kino. Zdarza się jednak, że forma konferencji wymaga zmiany aranżacji sali w trakcie jej trwania. Goście np. rozpoczynają spotkanie w układzie podkowy, następnie przestrzeń dopasowywana jest do pracy w grupach. Jeśli sala jest duża, to 2 różne ustawienia można zaplanować od razu. Wtedy uczestnicy część spotkania przeprowadzą w pierwszej połowie, a część w drugiej połowie sali.

Przy imprezach i balach firmowych sprawdza się też ustawienie bankietowe. W zależności od ilości osób można je zrobić zarówno w postaci okrągłych stołów z krzesłami, jak też kilku, małych punktów stojących. Przy dużych konferencjach często łączy się ustawienie kinowe z bankietowym, w modzie jest bowiem zaproszenie uczestników na poczęstunek po wykładzie.

Wiele obiektów może też przygotować na prośbę organizatora coś nietypowego, co będzie potrzebne danej firmie podczas szkolenia. "Ostatnio jedna z firm organizujących szkolenie z elementami coachingu poprosiła nas o zapewnienie belki o długości 2 m, szerokości 13 cm, grubości 20cm. Kontrahenci pytają też o kuferki/torby prezentacyjne, gdzie mamy różne pisaki, kolorowe karteczki, znaczniki itp" - dodaje Marta Zaciera.

Ilość osób a ustawienie sali

Ustawienie dla poszczególnej ilości osób zależy od tego, jakimi salami dysponuje dany obiekt. "Z naszego 17 letniego, sieciowego doświadczenia wynika, że najwygodniejszym ustawieniem stosowanym przy 20 osobach jest podkowa, szkoła i wyspa. Przy 50 do 100 osób najczęściej wybieraną formą aranżacji sali jest szkoła lub kino, a przy 200 uczestnikach tylko kino" - komentuje specjalistka ds. sprzedaży i marketingu z Qubus Hotel Legnica .

Przerwa kawowa w sali czy poza nią?

Goście zazwyczaj decydują się na zorganizowanie przerwy kawowej w sali konferencyjnej, tak by uczestnicy mieli swobodny dostęp do bufetu. Jeśli firma wybierze opcję tzw. przerwy całodziennej, warto wtedy ustalić z prowadzącym szkolenie, czas w którym kelner może wejść do sali, aby uzupełnić bufet kawowy.

Przy dużych konferencjach na np. 100 osób najlepiej sprawdza się jednak bufet ustawiony poza salą. W dużych centrach konferencyjnych przygotowane są specjalne miejsca na takie rozwiązanie. Jest ono również droższe, ponieważ wymaga wynajęcia dodatkowej przestrzeni. Jeśli w jednym dniu w centrum konferencyjnym jest kilka równoległych spotkań, wówczas praktykujemy przerwy kawowe w sali. Staramy się tym samym, aby uczestnicy innych szkoleń nie korzystali np. z poczęstunku nie swojej firmy.

O czym jeszcze warto pamiętać?

Odpowiednia ilość stołów i krzeseł to z pozoru podstawowy element, jednak bardzo ważny. Kolejnym jest zachowanie odpowiedniego odstępu od prowadzącego. Zdarzają się bowiem prelegenci, którzy nie chcą być zbyt blisko uczestników szkolenia. Warto im wtedy zagwarantować większą strefę osobistą niż przy standardowych ustawieniach. Bardzo ważne jest też zapewnienie odpowiednich korytarzy komunikacyjnych, czyli przejść pomiędzy krzesłami. Tu istotna jest też odległość między siedzącymi, która zapewni możliwość swobodnego odsunięcia krzesła. Przy dużych spotkaniach takich jak kabarety i koncerty musimy też pamiętać o przepisach ppoż.

Należy również zadbać o estetykę w danym miejscu. Warto zwrócić uwagę na czystość stołów i krzeseł. Ich jednakowy wygląd i wielkość, stoły nie mogą się np. chwiać. Doświadczone obiekty konferencyjne zwrócą uwagę także na dodatkowe materiały dla organizatora np. dodatkowy stolik na laptopa, elegancki lambrekin czy obrus na stole recepcyjnym. Należy pamiętać także o zapewnieniu dostępu do Internetu, narzędzi konferencyjnych (mikrofon, rzutnik itp.), czy szatni dla uczestników spotkania.