Jak usprawnić obsługę rezerwacji w hotelu?

Hotelarze często cenią sobie swój czas. Dbają, aby obsługa rezerwacji w ich obiekcie była jak najbardziej komfortowa zarówno dla nich jak i dla gości.

W dzisiejszych czasach, kiedy komputery, tablety i smartfony są w powszechnym użytku, w prosty sposób można ułatwić cały proces zarządzania Twoim obiektem.

Zacznijmy jednak od minusów jakie niesie za sobą korzystanie z wciąż popularnych zeszytów/kalendarzy, w których skrupulatnie notowane są informacje wszelkiego rodzaju. I choćby nie wiadomo jak rzetelnie taki notatnik był prowadzony, niestety ma ograniczone funkcje i niezwykle łatwo jest się pogubić w ważnych kwestiach związanych z terminem rezerwacji, opłatami, dodatkowymi informacjami. Dużo trudniej jest również odnaleźć dane dotyczące danego gościa.

Goście dzwonią i dopytują, czy wpłata doszła i czy rezerwacja na pewno jest potwierdzona. Hotelarz zmuszony jest więc do częstego sprawdzania konta i potwierdzania rezerwacji i otrzymania wpłaty, każdemu klientowi osobno. Często zdarzają się też pomyłki, zamienione terminy czy pokoje, pomieszane dane kontaktowe, a zeszyt może nie znajdować się akurat pod ręką, aby szybko skorygować błędy. A poskreślane linijki tekstu i przetarta na wylot gumką do mazania, czy korektorem kartka, zwiększają ryzyko kolejnych pomyłek. Ręcznie lub z pomocą kalkulatora liczyć należy też ceny za pobyt. Recepcjonista musi pamiętać o życzeniach gości, czy usługach dodatkowych, które mogą nie zostać nigdzie zapisane.

Jeśli obiekt posiada kuchnię lub restaurację i zatrudnia personel sprzątający, konieczne jest osobiste przekazywanie informacji odnośnie ilości posiłków do przygotowania, czy pokoi do uporządkowania. Można sobie też łatwo wyobrazić, co by się stało w przypadku zgubienia, lub zniszczenia takiego zeszytu. Podsumowując, jednym z największych minusów takiego sposobu zarządzania, pozostaje wciąż strata dużych ilości czasu i energii na obsługę wszystkich gości.

W opozycji do wyżej opisanych sytuacji stoi jednak dobry program recepcyjny, który nie tylko pozwoli na zaoszczędzenie masy czasu i energii, ale znacznie usprawni pracę, zwiększy komfort hotelarzy i gości oraz sprowadzi ryzyko pomyłek do minimum. A jakie funkcjonalności są najważniejsze w dobrym programie hotelowym? Zapytaliśmy o to ekspertów.

"Dobry program recepcyjny pomaga efektywnie zarządzać informacjami, rezerwacjami, pokojami i rozliczeniami. Pojawić się więc powinien w nim dokładny kalendarz rezerwacji, z możliwością szczegółowego wprowadzania, zmieniania i podglądu informacji o każdym z gości i każdej z rezerwacji, wyszukiwarka po różnych kategoriach (tj. nazwisko, termin, nr rejestracyjne samochodu itp.), lista wpłat, opis pokoi, automatyczny cennik, możliwość wprowadzania niestandardowych ustaleń i dodawania komentarzy, przypominacze, generowanie raportów obrazujących pracę obiektu." - radzi Michał Piaścik, właściciel firmy NetFactory, promującej polską turystykę w Internecie.

"Powinna być również możliwość nadawania różnych statusów gościom. Wielkim ułatwieniem będzie automatyczne wysyłanie e-maili potwierdzających przyjęcie rezerwacji, czy otrzymanie wpłaty, uruchamiane jednym kliknięciem. Dodatkowo w programach tego rodzaju, ważny jest nieograniczony dostęp do nich, z wielu urządzeń mobilnych, nie tylko z komputera." - dodaje programista z portalu rewal.net.pl, Oskar Wójcicki. Jak widać więc w programie takim dostępny jest szereg przydatnych funkcji, których nie ma ręczne prowadzenie zeszytu rezerwacji.

Niestety, obecnie większość programów recepcyjnych (jeśli nie wszystkie) jest płatna, więc korzystanie z nich generuje dodatkowe koszty. Na szczęście na rynku pojawia się powoli kilka programów, które oferują masę funkcjonalności ułatwiających pracę, zupełnie nieodpłatnie. Warto zatem zastanowić się nad zmianą systemu zarządzania swoim hotelem/pensjonatem i rozpatrzyć zalety jakie niesie za sobą korzystanie z dobrego programu recepcyjnego. Bo czy nie każdy z nas wolałby mieć więcej wolnego czasu?