Jak zorganizować idealne spotkanie biznesowe

Odpowiednio zaaranżowane i przeprowadzone spotkanie biznesowe to nie lada wyzwanie dla wielu osób. O czym pamiętać, od czego zacząć, a jakich błędów nie wolno popełnić - radzą eksperci hoteli Novotel.

Zanim przystąpisz do organizacji spotkania, zastanów się czy będzie to spotkanie szkoleniowe, integracyjne czy prezentacyjne, a może burza mózgów? Przedstawiamy cenne wskazówki, jak każde z nich przekształcić w sukces.

SPOTKANIE SZKOLENIOWE
W tym wypadku najważniejsze są jego cele edukacyjne. Uczestnicy powinni poczuć chęć nauki i wykorzystania zdobytej wiedzy w praktyce. Sukces w dużej mierze zależy od zbliżenia ich do siebie. Osiągniemy to dzięki ustawieniu sali w kształcie litery "U". To pozwoli na odpowiednią interakcję między grupą i trenerem. Możemy również zaaranżować kilka małych sal, które pozwolą na prace w podgrupach.

SPOTKANIE INTEGRACYJNE
Warto, by spotkania integracyjne odbywały się poza biurem, gdzie uczestnicy poczują się swobodnie. Atmosfera powinna zachęcać do wymiany poglądów, prowadzenia dyskusji i zespołowego działania. - Przy spotkaniach integracyjnych proponujemy organizację dodatkowych atrakcji dla jego uczestników, zarówno na terenie hotelu w formie np. kolacji tematycznej, jak również poza nim; obsługa hotelu może zorganizować zwiedzanie miasta czy wieczorne koncerty - radzi Marcin Ziobro, Kierownik Sprzedaży Korporacyjnej z hotelu Novotel Kraków Bronowice.

SPOTKANIA PREZENTACYJNE
Prezentowanie nowego produktu czy usług klientom, konferencje prasowe, podczas których opowiadamy o osiągnięciach, to dla wielu firm już codzienność. Najlepszymi salami do organizacji takich spotkań dysponują hotele. Teatralne ustawienie krzeseł pozwoli na to, aby mówca był widoczny dla wszystkich uczestników. W przypadku takich spotkań jedną z najważniejszych rzeczy jest odpowiednie zaplecze techniczne. Rzutnik, ekran, a przy większym audytorium - oświetlenie i nagłośnienie. - Radzimy wykorzystać elementy identyfikujące firmę, rozwiesić plakaty lub banery, które stworzą odpowiednią atmosferę. Na powitanie gości zaproponujmy uczestnikom ciepłe i zimne napoje, a na zakończenie spotkania, dobrym rozwiązaniem może być poczęstunek w formie bufetu - radzi Anna Głuch, Kierownik Działu Sprzedaży z hotelu Novotel Poznań Centrum.

BURZA MÓZGÓW
Spotkania organizowane w celu wymiany pomysłów to najlepsza formuła, jeżeli poszukujesz innowacyjnych i kreatywnych rozwiązań na np. wprowadzenie nowego produktu czy usługi. Dla zmaksymalizowania efektywności zalecamy ustawienie kilku okrągłych stołów, a przy każdym z nich warto postawić tablice flipchart. Napoje i przekąski powinny być dostępne dla uczestników przez cały czas - zapewnią dobre samopoczucie i luźną atmosferę pomagającą w pracy kreatywnej.

MEETING@NOVOTEL
Kompleksowy program obsługi konferencji Meeting@Novotel pozwala na organizację spotkań biznesowych na najwyższym poziomie. Zespół ekspertów hoteli Novotel w ciągu maksymalnie 24 godzin sprawdza dostępność terminu i przygotowuje odpowiednią ofertę. Sale konferencyjne są
w pełni dostosowane do każdego typu spotkań i wyposażone w dostęp do Internetu i najważniejsze urządzenia multimedialne. Koordynator zapewnia wsparcie od początku do samego końca projektu.

TWOJA CHECK LISTA
- Organizacja spotkania, czy to na 15 czy 500 osób, zawsze jest związana z dużym stresem. Poniżej przedstawiamy listę najważniejszych kwestii, o których powinieneś pamiętać aby Twój projekt zakończył się sukcesem - mówi Przemysław Orchowicz, Dyrektor Działu Sprzedaży z hotelu Novotel Warszawa Centrum.

1. Potwierdzić i zaktualizować rezerwację.
2. Określić warunki dotyczące wystawienia faktury.
3. Potwierdzić nazwiska uczestników oraz ich liczbę.
4. Ustalić oznakowanie sal konferencyjnych.
5. Wybrać menu.
6. Ustalić agendę spotkania.
7. Przesłać uczestnikom istotne informacje (adres hotelu, plan dojazdu, agendę spotkania)
8. Przygotować materiały potrzebne w czasie spotkania (wydruki, listę i dane kontaktowe uczestników itd.).