Jak zaprezentować ofertę hotelu?

Jak prezentować klientowi płynące z oferty korzyści? Jak wyróżnić ją na tle konkurencji i osiągnąć wysoką konwersję sprzedaży? Na te i inne pytania odpowiada Kaja Wachowska, Sales & Marketing Manager hotelu Hilton Garden Inn Kraków Airport.

Dobrze napisane
 
Dobra oferta konferencyjna musi być łatwa w odbiorze i transparentna, czyli zawierać najważniejsze dla klienta punkty, bez zbędnych opisów i ukrytych kosztów. Pierwszym i najważniejszym elementem profesjonalnie przygotowanej oferty jest jej tytuł, który powinien zaciekawić potencjalnego odbiorcę na tyle, by zapoznał się z całością tekstu. Warto budować ofertę używając języka korzyści, tak by komunikowana usługa stała się obiektem pożądania naszego odbiorcy. Język korzyści to przede wszystkim zwroty i wyrażenia pomocne w budowaniu pozytywnych, długofalowych relacji z klientami. Aby oferta była skuteczna i konkurencyjna, należy precyzyjnie zdefiniować do kogo będzie ona skierowana, gdyż w dobie dużej konkurencji na rynku usług konferencyjnych, kluczem do sukcesu jest poznanie i uwzględnienie oczekiwań przyszłego klienta.
  
Dla każdego, czyli dla nikogo?
 
Aby dobrze zdefiniować potrzeby klienta, należy je najpierw poznać. Najłatwiejszym sposobem jest zadanie pytań, najlepiej otwartych. Ważne jest to, aby potencjalny klient opowiedział nam jak najwięcej o danym evencie i nie chodzi tu tylko o podstawowe dane takie, jak liczba uczestników czy ustawienie stołów, ale o to, co jest dla organizatora najważniejsze, jaki chce osiągnąć cel. Gdy zrozumiemy potrzeby odbiorcy, będziemy mogli wykonać za niego znaczą część pracy i przedstawić gotowe rozwiązania w oparciu o jego potrzeby, wybrać menu, układ sali, zaproponować transport, oprawę muzyczną, itd. Firmy eventowe wysoko cenią sobie niestandardowe rozwiązania, dzięki którym mogą zaskoczyć uczestników wydarzenia. Elastyczność oferty i możliwość realizacji niestandardowych imprez to dla klienta dodatkowy znak, że bardzo nam zależy i jesteśmy w stanie zrobić wiele dla powodzenia organizowanego przedsięwzięcia.

Zawsze na czas

Ogólnie przyjętą normą jest, że na zapytanie ofertowe, obiekt powinien odpowiedzieć najdalej w ciągu 24 godzin od chwili jego otrzymania. Warto jednak zdecydować się na natychmiastowy kontakt telefoniczny, podczas którego utwierdzimy klienta, że otrzymaliśmy wiadomość i zaczęliśmy przygotowywać ofertę szytą na miarę jego potrzeb. Rozmowa telefoniczna to także świetna okazja do wybadania szczegółowych potrzeb i oczekiwań rozmówcy, które nie zostały ujęte w zapytaniu ofertowym. Tutaj olbrzymią rolę odgrywa pracownik, sposób w jaki prowadzi rozmowę, jego otwartość i umiejętność dostrzegania potencjału eventu. Oprócz doskonałej wiedzy o sprzedawanym produkcie, ważna jest jego inicjatywa i umiejętność ustalenia szczegółowych oczekiwań i możliwości finansowych klienta, co znacznie ułatwia i przyśpiesza proces przygotowania oferty.

Buduj wiarygodność

Najszybciej zbudować zaufanie, podając referencje zadowolonych klientów oraz przykłady dotychczasowych realizacji. Profesjonalnie opracowane, bogate portfolio jest bardzo istotnym elementem oferty konferencyjnej. Foto lub video relacje ze zrealizowanych wydarzeń MICE o różnym charakterze, będą doskonałe do zwizualizowania odbiorcy, czego może oczekiwać po współpracy z obiektem. Marketing rekomendacji jest niezwykle efektywny, ponieważ pozwala firmie budować bardzo mocny wizerunek godnych zaufania specjalistów, tym samym zwiększając sprzedaż. Po każdej realizacji warto jest poprosić klienta o referencje - zwłaszcza, że potrafią mieć one decydujący wpływ, na przykład przy ofertach przygotowywanych pod zamówienia publiczne.

Call to action 

W działaniach Call to action najważniejsze jest spowodowanie szybkiej reakcji klienta, i co z tym związane osiągniecie wysokiej konwersji sprzedażowej. Jakie wymagania musi spełniać, żeby wezwanie do działania było skuteczne? Najważniejsze to zachęcenie odbiorcy do tego, by poczuł potrzebę skorzystania z oferty w możliwie krótkim czasie. Można to osiągnąć stosując promocje czasowe, akcje specjalne lub wprowadzając do oferty wartości dodane, takie jak np. bezpłatna przerwa kawowa albo co 10 uczestnik gratis. Dla  klientów atrakcyjne są oferty, które stanowią faktyczną wartość i dodatkowo mogą generować pewne oszczędności dla firmy. Pamiętajmy także, by w ofercie podać odbiorcy wszelkie nasze dane kontaktowe, dzięki którym będzie mógł nawiązać współpracę w najwygodniejszy dla niego sposób.

Zobrazuj to!
 
Jeden obraz wart  jest więcej niż tysiąc słów -  badania pokazują, że  90% informacji transmitowanej do mózgu to jej część wizualna, która jest przetwarzana przez umysł 60 000 razy szybciej niż tekst. Serwisy informacyjne, portale internetowe oraz media społecznościowe stawiają na skrótowe przekazywanie informacji i przyciąganie potencjalnych czytelników zdjęciem lub ciekawą formą graficzną. Ta sama zasada dotyczy współczesnych ofert handlowych, dlatego warto poświęcić czas na ich atrakcyjny design, tekst wzbogacić profesjonalnymi zdjęciami lub grafikami. Dużą popularnością cieszą się także infografiki, które pozwalają przedstawić rozległe i trudne do zapamiętania informacje w bardzo prosty i przystępny sposób.  Doskonale sprawdzają się do zaakcentowania najistotniejszych punktów opisywanych w ofercie. 

Utrzymanie długofalowych relacji

Zaufanie klienta należy zdobywać małymi krokami , budując wzajemne i trwałe relacje, które w długiej perspektywie przynoszą znacznie większe korzyści niż zysk z pojedynczej obsługi. Pamiętajmy o tym, że obsługa nie kończy się na pożegnaniu gości i wystawieniu faktury. Klient będzie chętniej do nas wracał jeżeli zadbamy o szczerą, dobrą współpracę, dzięki której utwierdzimy naszego kontrahenta w przekonaniu, że jesteśmy godnym zaufania, profesjonalnym partnerem biznesowym, który najlepiej zna i potrafi odpowiedzieć na wszystkie jego potrzeby. Pomocne w utrzymaniu takich stosunków będą programy lojalnościowe oraz specjalne promocje dedykowane klientom, którzy już korzystali z naszych usług.