Wyzwania stojące przed branżą spotkań

Stowarzyszenia międzynarodowe, firmy i organizacje przywiązują coraz większe znaczenie do pozytywnego wpływu wydarzeń, które organizują, czyli "legacy". Podczas ostatnich targów IMEX America, które odbyły się w Las Vegas na początku listopada 2021 roku, ICCA i BestCities Global Alliance wspólnie zorganizowały warsztaty poświęcone "Dziedzictwu spotkań stowarzyszeniowych".

Korzystając z szablonów i zestawu narzędzi Copenhagen Legacy Lab, uczestnicy warsztatów opracowali konkretne rozwiązania dla wyzwań stojących przed kongresami czterech stowarzyszeń, których przedstawiciel byli obecni na spotkaniu. Poniżej krótkie podsumowanie tych warsztatów.

Wyzwanie pierwsze: zwiększenie świadomości o znaczeniu turystyki

Africa Tourism Association (ATA) jest wiodącym światowym stowarzyszeniem handlowym, promującym podróże i turystykę do Afryki oraz wzmacniającym partnerstwa wewnątrz afrykańskie. Ich Światowa Konferencja Turystyki (World Tourism Conference) w 2022r. ma służyć nie tylko
nawiązywaniu kontaktów i edukacji, ale także podkreśleniu pojawiających się możliwości biznesowych w sektorze turystyki w Afryce, gdy branża podnosi się po pandemii Covid-19.

Wielu turystów nie zdaje sobie sprawy z różnorodnej oferty Afryki na całym kontynencie. Jednym z oferowanych rozwiązań była kampania w mediach społecznościowych, wspierana przez lokalnych interesariuszy: hotele, linie lotnicze, firmy rozrywkowe, parki, muzea itp. Inicjatywa "Experience Africa" dawałaby rodzinom możliwość poznania nieznanych zakątków Afryki. Kampania miałaby dzielić się historiami z ich doświadczeń z podróży poza dobrze znane miejsca i wcześniej istniejące wyobrażenia. To rozwiązanie zapewniło stowarzyszeniu świeże spojrzenie jak zaangażować lokalnych interesariuszy i wyjść poza ich tradycyjne kanały promocyjne.

Wyzwanie drugie: umożliwianie zmian dzięki ważnym koneksjom i znajomościom

Dziedzictwo konferencji Międzynarodowego Towarzystwa Ekoturystycznego (TIES) jest takie same, jak ich misja - rozwój ekoturystyki. Towarzystwo boryka się z trudnością w nawiązaniem kontaktu z najwyższymi urzędnikami, którzy mogą pomóc im wprowadzać zmiany i osiągać ten cel.

Dyrektor wykonawczy TIES, Jon Bruno, powiedział, że jego najważniejszym wnioskiem z warsztatów było przyjrzenie się szerszemu obrazowi destynacji. Jako przykład podał fakt, że chociaż nie zawsze ma dostęp do najwyższych władz lokalnych, wszystkie destynacje ułatwiają kontakty, które mogą prowadzić do nawiązania relacji z ważnymi władzami w przyszłości. Jedno z rozwiązań warsztatowych sugerowało stworzenie aplikacji, która mogłaby wykorzystać te początkowe kontakty w modelu "365-engagement" (angażowanie społeczności czy to klientów, pracowników, członków stowarzyszenia itp. poza pojedynczym wydarzeniem). W ten sposób każde wydarzenie jest okazją dla stowarzyszeń do poszerzenia swojej społeczności i sieci kontaktów.

Wyzwanie trzecie: zwiększenie frekwencji i wsparcia lokalnego

Trzecim studium przypadku była Konferencja nt. Edukacji Międzynarodowej zorganizowana przez Między-amerykańską Organizację Szkolnictwa Wyższego. Ich celem jest sprowadzanie delegatów z całego świata na swoje konferencje. W ten sposób pomagają zwiększyć potencjał uniwersytetów, które są gospodarzami wydarzeń (krajowych, regionalnych i miejskich). Rozwijają międzynarodowe partnerstwa z rówieśnikami, którzy specjalizują się w badaniach, nauczaniu i możliwościach mobilności. Ich celem jest zwiększenie frekwencji i wsparcia ze strony samorządów i lokalnego przemysłu.

Oferowane rozwiązanie - globalny program stażowy wspierany przez samorządy, izby gospodarcze, a nawet lokalny biznes. Świat po pandemii pokazuje, że siła robocza następnego pokolenia nie jest związana z lokalizacją. Wielokulturowe doświadczenia są korzystne dla lokalnych przedsiębiorców zatrudniających studentów, którzy chcieliby wziąć udział w konferencji.

Wyzwanie czwarte: mierzenie wpływu wydarzenia

Wreszcie, czwarty i zwycięski program zaprezentowany na warsztatach był związany z Międzynarodowym Towarzystwem Biologii Obliczeniowej (ISCB) - globalną społecznością propagującą i promującą stypendia, badania, szkolenia i integracyjne budowanie społeczności w dziedzinie biologii obliczeniowej i jej zawodów. Ich dotychczasowe programy legacy były tradycyjnie realizowane ad hoc.

Wyzwaniem jest charakter ich wydarzeń, który ma przede wszystkim charakter naukowy, a współpraca między uczestnikami odbywa się zwykle w sposób naturalny i niewymuszony. W konsekwencji wpływ wydarzenia jest trudny do zmierzenia.

Oferowanym rozwiązaniem była kampania - "Edukuj i łącz". Ta inicjatywa wykroczyłaby poza naukowców, tworząc 365-dniową grupę planistyczną. Grupa mogłaby wdrażać lokalnie różne programy i zapewniać edukację w szkołach na temat tego, co popiera i wspiera ISCB. Uczestnicy warsztatów zaproponowali także utworzenie lokalnych obozów naukowych, zbiegających się z wydarzeniem, wprowadzające programy mentorskie i stypendia oraz akcję "Kobiety w nauce". Dodając takie programy, ISCB może dalej rozwijać swoje wydarzenie jako holistyczne i wszechstronne z dziedziny biologii obliczeniowej.